Politica de confidențialitate

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care ULAMEX Zbigniew Zientek (denumită în continuare „ULAMEX”, „noi”, „operatorul”) prelucrează datele cu caracter personal ale utilizatorilor site-ului ulamex.com și ale clienților B2B din România. Documentul respectă Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea poloneză privind protecția datelor cu caracter personal din 10 mai 2018, precum și obligațiile aplicabile în relația cu autoritățile române.

Versiune: 2.0. Data ultimei actualizări: 26.04.2026. Vă rugăm să recitiți periodic această pagină. Pentru orice întrebare scrieți la [email protected] sau sunați la +48 504 424 761 (luni-vineri, 8:00-16:00 CET / 9:00-17:00 ora României).

1. Operatorul de date cu caracter personal

Operatorul datelor cu caracter personal pentru site-ul ulamex.com și pentru toate solicitările comerciale primite de la utilizatorii din România este:

  • Denumire: ULAMEX Zbigniew Zientek (persoană fizică autorizată conform CEIDG, Polonia; nu este SRL, nu este Sp. z o.o.).
  • Sediu: Zawada 144, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, voievodatul Łódź, Polonia.
  • NIP (cod fiscal polonez): 7730002877.
  • VAT-UE: PL7730002877 (verificabil în VIES la ec.europa.eu/taxation_customs/vies).
  • REGON: 590010932.
  • Email: [email protected].
  • Telefon: +48 504 424 761.

ULAMEX nu a desemnat un Responsabil cu protecția datelor (DPO) deoarece nu îndeplinește criteriile prevăzute la art. 37 GDPR. Cu toate acestea, toate solicitările privind datele Dvs. personale sunt tratate direct de operator la adresele de mai sus, cu răspuns în maximum 30 de zile calendaristice.

2. Scopul și temeiul juridic al prelucrării

Prelucrăm datele Dvs. personale numai pentru scopuri legitime, clar definite, conform art. 6 GDPR:

  • Răspuns la cereri de ofertă și comunicare comercială B2B (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR – executarea unui contract sau demersuri precontractuale): pregătirea ofertei, negocierea condițiilor, încheierea contractului de furnizare oțel sau aluminiu.
  • Îndeplinirea obligațiilor legale (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR): emitere factură, păstrare documente contabile, raportări fiscale (TVA, WDT), declarații Intrastat, evidență CMR.
  • Consimțământul Dvs. (art. 6 alin. 1 lit. a GDPR): trimiterea de comunicări de marketing, newsletter tehnic, invitații la târguri, dacă v-ați abonat în mod expres.
  • Interes legitim al operatorului (art. 6 alin. 1 lit. f GDPR): securitatea site-ului, prevenirea fraudei, analize statistice agregate, îmbunătățirea sortimentului, recuperarea creanțelor restante, apărarea în eventuale litigii.

Prelucrarea pentru cercetare de piață sau profiling automatizat cu efecte juridice nu se realizează. Nu adoptăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor în sensul art. 22 GDPR.

3. Categorii de date prelucrate

În funcție de relația Dvs. cu ULAMEX, prelucrăm următoarele categorii de date:

  • Date de identificare și contact: nume, prenume, denumirea companiei, funcția, adresa de email profesională, numărul de telefon, adresa companiei.
  • Date fiscale și contractuale: CIF / CUI, cod TVA intracomunitar (RO + 8 cifre), număr ONRC (dacă societatea este înregistrată în Registrul Comerțului din România), adresa de facturare, adresa de livrare, condițiile Incoterms agreate.
  • Date privind comenzile: specificația tehnică solicitată (grade de oțel, dimensiuni, cantități), istoricul comenzilor, documentele asociate (factură proforma, CMR, certificat 3.1).
  • Date de plată: contul bancar al companiei Dvs. (din transferurile efectuate), istoricul plăților, sume restante. Nu prelucrăm date de card bancar – plățile se fac exclusiv prin transfer bancar pe baza facturii proforma.
  • Date tehnice și de utilizare a site-ului: adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, paginile vizitate, durata vizitei, sursa de trafic. Aceste date sunt colectate prin module cookie și instrumente de analiză descrise la secțiunea 6.
  • Date de marketing (numai cu consimțământ): preferințe privind comunicările, segmentul industrial, interacțiunile cu newsletter-ul.

Nu prelucrăm date din categorii speciale (art. 9 GDPR) – origine etnică, opinii politice, convingeri religioase, date de sănătate, date biometrice. Nu prelucrăm date privind condamnări penale (art. 10 GDPR). Furnizarea datelor este voluntară, însă fără datele minime de identificare și contact nu putem încheia contract sau emite factura conformă.

4. Destinatari ai datelor

Datele Dvs. pot fi divulgate exclusiv următoarelor categorii de destinatari, în baza unor temeiuri juridice clare:

  • Curieri și transportatori internaționali (DPD, InPost, DHL, Raben, Schenker, Geodis sau alți operatori de transport rutier de marfă): nume destinatar, adresa de livrare, telefon de contact – strict pentru livrarea coletelor și a comenzilor în România. Transmiterea se face în temeiul art. 6 alin. 1 lit. b GDPR (executarea contractului).
  • Furnizori de servicii IT și de găzduire (provider hosting WordPress, server email, sistem CRM, sistem ERP de facturare). Acești furnizori au calitatea de persoane împuternicite (procesatori) și sunt obligați prin contract să respecte aceleași standarde GDPR ca ULAMEX.
  • Cabinet de contabilitate și consilieri fiscali din Polonia: pentru emiterea facturilor, întocmirea declarațiilor fiscale (TVA-UE, JPK_VAT, Intrastat), evidența contabilă conform Legii contabilității poloneze din 1994.
  • Bănci și instituții de plată: pentru procesarea transferurilor bancare aferente facturilor.
  • Autorități publice competente: administrația fiscală poloneză (Krajowa Administracja Skarbowa), administrația vamală, ANAF din România (în cadrul controalelor încrucișate), instanțe de judecată, organe de urmărire penală – exclusiv în temeiul unor obligații legale (art. 6 alin. 1 lit. c GDPR) sau în executarea unor cereri legitime ale autorităților.
  • Cabinete de avocatură și consilieri juridici: în cazul recuperării creanțelor sau apărării drepturilor ULAMEX în litigii (interes legitim, art. 6 alin. 1 lit. f GDPR).
  • Furnizori de instrumente de marketing (Google, dacă ați acceptat cookie-urile de marketing): vezi secțiunea 6 și 8.

ULAMEX nu vinde, nu închiriază și nu transferă datele Dvs. către terți în scopuri comerciale proprii ale acestora. Nu există nicio relație de afiliere între ULAMEX și site-ul polonez ulamex.com.pl care să implice schimb automatizat de baze de date – cele două domenii sunt sisteme tehnice separate.

5. Durata de păstrare a datelor

Stocăm datele Dvs. doar atât timp cât este necesar pentru scopul prelucrării, conform următoarelor reguli:

  • Date contractuale și de comandă: 5 ani de la finalizarea ultimei tranzacții, în temeiul Codului fiscal polonez (Ordynacja podatkowa, art. 70) și al obligației de păstrare a documentelor contabile.
  • Documente fiscale și contabile (facturi, CMR, declarații TVA, dosare WDT): minimum 5 ani de la încheierea anului fiscal aferent, conform Legii contabilității poloneze.
  • Cereri de ofertă neconcretizate în contract: 12 luni de la data ultimei comunicări, după care sunt anonimizate sau șterse.
  • Date de marketing prelucrate pe bază de consimțământ: până la retragerea consimțământului sau, în lipsa unei interacțiuni, maxim 24 luni de la ultima activitate pe newsletter.
  • Adrese IP și jurnale de server (logs): maximum 12 luni, în scop de securitate.
  • Module cookie: de la sfârșitul sesiunii (cookie-uri de sesiune) până la 24 luni (cookie-uri persistente). Vezi tabelul detaliat la secțiunea 6.
  • Date prelucrate în scop de apărare în litigii sau de recuperare creanțe: până la încheierea definitivă a procedurii sau prescrierea acțiunii civile (de regulă 3 ani conform Codului civil român, respectiv 6 ani pentru creanțele comerciale conform Codului civil polonez – se aplică termenul mai lung dacă litigiul are componente transfrontaliere).

După expirarea termenelor menționate, datele sunt șterse definitiv sau anonimizate ireversibil. Nu păstrăm „pentru orice eventualitate” date al căror scop a încetat.

6. Module cookie și tehnologii similare

Site-ul ulamex.com folosește module cookie – fișiere text mici stocate de browser-ul Dvs. pe dispozitivul utilizat – pentru a asigura funcționarea corectă a site-ului, pentru analiza traficului și, cu consimțământul Dvs. expres, pentru marketing.

Implementăm Google Consent Mode v2 conform standardelor UE. La prima vizită apare un banner în care puteți accepta, refuza sau personaliza categoriile de cookie. Până la primirea consimțământului, toate categoriile non-esențiale sunt blocate (default deny). Vă puteți modifica oricând opțiunile prin link-ul „Setări cookie” din subsolul site-ului.

  • Cookie-uri necesare (nu necesită consimțământ): mențin sesiunea, securitatea CSRF, preferințele de limbă (Polylang), funcționarea formularelor de contact (CF7). Durată: de la sesiune până la 12 luni. Temei: art. 6 alin. 1 lit. f GDPR (interes legitim).
  • Cookie-uri analitice (necesită consimțământ): Google Analytics 4 – identificator de proprietate G-WCFJWY7WF9. Colectează date agregate despre vizite (pagini, durată, dispozitiv, țară) cu IP anonimizat. Durată: până la 14 luni. Temei: art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.
  • Cookie-uri de marketing (necesită consimțământ): Google Ads pentru remarketing, măsurarea conversiilor formularelor de cerere ofertă. Durată: până la 13 luni. Temei: art. 6 alin. 1 lit. a GDPR.
  • Cookie-uri de protecție formular: Google reCAPTCHA v3 (anti-spam). Se încarcă numai pe paginile cu formulare și cu consimțământul prealabil. Durată: până la 6 luni.

Puteți bloca sau șterge cookie-urile direct din setările browser-ului (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Atenție – blocarea cookie-urilor necesare poate afecta funcționalitatea site-ului (formularul de contact, schimbarea limbii).

7. Drepturile persoanei vizate

În baza GDPR (art. 15-22), aveți următoarele drepturi privind datele Dvs. personale:

  • Dreptul de acces (art. 15 GDPR): puteți solicita o copie a datelor pe care le prelucrăm despre Dvs., împreună cu informații despre scop, categorii de destinatari, durata de stocare.
  • Dreptul la rectificare (art. 16 GDPR): puteți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete.
  • Dreptul la ștergere (art. 17 GDPR, „dreptul de a fi uitat”): puteți solicita ștergerea datelor atunci când scopul prelucrării a încetat, când vă retrageți consimțământul sau când prelucrarea este nelegală. Acest drept este limitat de obligațiile noastre legale (de exemplu, păstrarea facturilor 5 ani).
  • Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 GDPR): puteți solicita suspendarea temporară a prelucrării, de exemplu pe durata verificării unei contestații.
  • Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 GDPR): puteți primi datele furnizate într-un format structurat, utilizat în mod curent, citibil automat (CSV, JSON), pentru a le transmite altui operator.
  • Dreptul de opoziție (art. 21 GDPR): vă puteți opune prelucrării bazate pe interes legitim sau în scop de marketing direct, în orice moment.
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate (art. 22 GDPR): nu adoptăm decizii bazate exclusiv pe prelucrare automatizată cu efecte juridice asupra Dvs.
  • Dreptul de a vă retrage consimțământul (art. 7 alin. 3 GDPR): pentru prelucrările bazate pe consimțământ (marketing, cookies non-esențiale), puteți retrage acordul oricând, fără efect retroactiv asupra prelucrărilor deja realizate.

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, scrieți la [email protected] sau la adresa poștală a sediului ULAMEX. Răspundem în maximum 30 de zile calendaristice, conform art. 12 alin. 3 GDPR. Termenul poate fi prelungit cu 60 de zile pentru cereri complexe, cu informarea Dvs. prealabilă. Exercitarea drepturilor este gratuită; pentru cereri vădit nefondate sau excesive putem percepe o taxă rezonabilă sau refuza cererea (art. 12 alin. 5 GDPR).

8. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Ca regulă generală, datele Dvs. sunt prelucrate pe servere situate în Uniunea Europeană (Polonia, Germania, Irlanda – centrele de date ale furnizorilor noștri de hosting și CRM).

Transferuri către state din afara SEE pot apărea exclusiv în cazul utilizării serviciilor Google (Google Analytics 4, Google Ads, Google reCAPTCHA), care implică transmiterea anumitor date tehnice (adresa IP anonimizată, identificator de cookie) către serverele Google LLC din Statele Unite ale Americii.

Aceste transferuri sunt protejate prin două mecanisme juridice cumulative:

  • EU-US Data Privacy Framework (DPF): Google LLC este certificată în cadrul DPF, decizie de adecvare adoptată de Comisia Europeană la 10 iulie 2023. Aceasta asigură un nivel de protecție echivalent cu cel din UE.
  • Clauze contractuale standard (SCC) în versiunea 2021/914/UE, semnate cu furnizorul de servicii, ca măsură de siguranță suplimentară.

Nu efectuăm transferuri către alte state non-SEE (China, Rusia, India etc.). Datele clienților B2B din România rămân, în marea majoritate a cazurilor, exclusiv pe infrastructură europeană.

9. Dreptul de a depune plângere la autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că prelucrarea datelor Dvs. încalcă GDPR, aveți dreptul, conform art. 77 GDPR, să depuneți plângere la autoritatea de supraveghere competentă din statul Dvs. de reședință, locul de muncă sau locul presupusei încălcări.

Autoritatea competentă pentru utilizatorii din România este:

  • ANSPDCP – Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal.
  • Adresă: Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, 010336 București, România.
  • Telefon: +40 318 059 211 / +40 318 059 212.
  • Email: [email protected].
  • Site: www.dataprotection.ro.

Pentru că ULAMEX are sediul în Polonia, autoritatea de supraveghere principală (lead supervisory authority) în sensul art. 56 GDPR este autoritatea poloneză:

  • UODO – Urząd Ochrony Danych Osobowych (Oficiul polonez pentru protecția datelor cu caracter personal).
  • Adresă: ul. Stawki 2, 00-193 Varșovia, Polonia.
  • Telefon: +48 22 531 03 00.
  • Email: [email protected].
  • Site: uodo.gov.pl.

Mecanismul ghișeului unic („one-stop-shop”) asigură cooperarea celor două autorități. Puteți alege să contactați direct ANSPDCP – aceasta va transmite plângerea la UODO ca autoritate principală, cu informarea Dvs. prealabilă. Vă recomandăm însă să încercați mai întâi soluționarea amiabilă scriind direct la [email protected]; răspundem la sesizările privind protecția datelor în maximum 30 de zile.

10. Securitatea datelor și contact

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele Dvs. împotriva accesului neautorizat, pierderii, alterării sau divulgării (art. 32 GDPR): conexiune HTTPS / TLS 1.3 pe întreg site-ul, parole tari și autentificare în doi pași pentru personalul cu acces la baze de date, copii de siguranță zilnice, jurnalizare a accesărilor, control strict al accesului bazat pe principiul „need-to-know”, actualizări periodice de securitate ale platformei WordPress și ale modulelor instalate.

În cazul unei breșe de securitate care prezintă risc pentru drepturile și libertățile Dvs., vom notifica autoritatea de supraveghere competentă (UODO, cu transmitere la ANSPDCP dacă este relevant) în 72 de ore de la constatare, conform art. 33 GDPR, și vă vom informa direct dacă riscul este ridicat (art. 34 GDPR).

Pentru orice întrebare, solicitare sau exercitare a unui drept GDPR vă puteți adresa direct operatorului:

  • Email: [email protected] (răspuns garantat în 30 de zile).
  • Telefon: +48 504 424 761 (luni-vineri, 8:00-16:00 CET / 9:00-17:00 ora României).
  • Adresă poștală: ULAMEX Zbigniew Zientek, Zawada 144, 97-200 Tomaszów Mazowiecki, Polonia.

Această Politică de confidențialitate poate fi actualizată periodic pentru a reflecta modificări legislative sau evoluții tehnice. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină. Modificările esențiale vor fi anunțate prin email pentru clienții activi. Continuarea utilizării site-ului ulamex.com după publicarea unei versiuni actualizate echivalează cu luarea la cunoștință a noilor prevederi.